Checklist RFP para tu
evento corporativo.

1. Contexto del evento (lo que el proveedor necesita saber primero)

• Tipo de evento: kick-off, off-site, convención, lanzamiento, evento cliente, cena de empresa.
• Sector y tamaño de empresa: ayuda al proveedor a calibrar tono y referencias.
• Objetivo del evento: cohesión transversal / integración post-fusión / celebración / activación post-formación / networking entre delegaciones.
• Antecedentes: qué actividades habéis hecho otros años. Para no repetir y para entender qué dejó buen sabor.
• Timing dentro de la jornada: ¿dónde encaja la actividad? Apertura, cierre, entre sesiones, después de la cena…

Sobres, pistas y móvil

2. Variables técnicas (las que más afectan al precio)

• Aforo confirmado: número exacto o rango pequeño. "Entre 50 y 200" obliga al proveedor a darte la propuesta más alta.
• Fecha: cerrada o tres opciones priorizadas. Sin fecha, no hay propuesta cerrada.
• Ubicación: dirección concreta o, si vais a alquilar, los hoteles/salas que estáis valorando.
• Idioma del evento: ES / EN / FR / bilingüe. Esencial si tu equipo es internacional.
• Modalidad: presencial.
• Duración disponible: 60, 90, 120 minutos. Determina qué formatos encajan.
• Espacio disponible: metros cuadrados, mobiliario, AV. Adjunta planos o fotos si tienes.
• Restricciones físicas o de movilidad en el grupo.

3. Requisitos de propuesta (lo que pides al proveedor)

• Propuesta cerrada con precio sin IVA y desglose de suplementos.
• Tres opciones si aplica (básica / recomendada / premium).
• Ficha técnica: necesidades de sala, AV, plazos de montaje y desmontaje.
• Casos similares (sector y aforo). Pide dos o tres concretos.
• Política de pago: cuándo se factura, cuándo se cobra, qué incluye.
• Política de cancelación: condiciones si tienes que mover fecha.
• Seguros y NDA: confirmación de RC para eventos y disponibilidad de NDA si lo necesitas.
• Plazo de respuesta: 48-72 horas suele ser razonable. Si tarda más, aprende algo de su capacidad operativa.

4. Criterios de evaluación (cómo vas a comparar)

Antes de mandar el RFP, define internamente qué peso tiene cada criterio. Así evitas decidir por instinto al final. Una repartición razonable:

• Encaje del formato (35 %): ¿la actividad sirve para tu objetivo?
• Track record (20 %): ¿han hecho cosas comparables y con resultados?
• Precio (20 %): ¿encaja en tu presupuesto sin extras ocultos?
• Calidad de propuesta (15 %): ¿el documento es claro y propone soluciones, no solo opciones?
• Capacidad de respuesta (10 %): ¿responden rápido y bien a las dudas?

Cinco red flags que descartan proveedores

1. "Bajo consulta" sin franja indicativa.
2. Propuesta sin desglose de IVA o sin política de pago clara.
3. Sin casos similares en sector y aforo.
4. Tiempo de respuesta superior a 5 días laborables.
5. Promesas de "adaptación 100 %" sin acotar qué se puede personalizar y qué no.

Plantilla express en una frase

Si tienes que redactar un RFP rápido por email, una sola frase funciona:

"Buenos días, organizamos un [tipo de evento] para [N] personas el [fecha] en [ubicación], en idioma [ES/EN/FR], con presupuesto orientativo [X-Y €]. Buscamos [objetivo]. ¿Podríais enviarnos propuesta cerrada con precio sin IVA, casos similares y ficha técnica antes del [fecha límite]?"

Calcula tu presupuesto en 10 segundos.

Mueve el slider y selecciona idioma y ubicación. Importes orientativos sin IVA, redondeados al entero.